استراتژی های مدیریت پروژه از بالا به پایین و پایین به بالا

ما به عنوان مدیران پروژه ، ما توسط تاریخ ها هدایت می شویم. مشتریان ، مدیران ارشد و ذینفعان همه می خواهند بدانند که برای تکمیل یک پروژه چقدر طول خواهد کشید. و به عنوان متخصصان مدیریت پروژه ، ما نیز با توانایی خود در پیش بینی آینده و درست در مورد پیش بینی های خود اندازه گیری می شویم - با وجود بسیاری از ناشناخته ها. برای پاسخ به سؤال "چه مدت" ، ما باید پروژه را برنامه ریزی کنیم ، وظایف را تعریف کنیم و تخمین هایی را از تیم جمع کنیم.

هنگام برنامه ریزی یک پروژه ، دو سؤال متداول ، از جلو می پرسم

1. وظایف چیست؟وت
2. کارها چه مدت طول می کشد؟

اینها سؤالات نسبتاً ساده ای هستند ، اما زمینه مدیریت پروژه تکنیک های مختلفی را برای پاسخ به این سؤالات ایجاد کرده است. به عنوان مثال ، وقتی وظایف را تعریف می کنید ،

• آیا برای برنامه ریزی پروژه از یک الگوی تجویز شده یا "استاندارد" رسمی پیروی می کنید؟
• آیا به پروژه های گذشته برای شباهت ها و استفاده مجدد از برنامه های پروژه آنها به عنوان نقطه شروع برنامه ریزی پروژه نگاه می کنید؟یا
• برای برنامه ریزی پروژه خود چگونه از رویکردهای از بالا به پایین یا پایین به بالا استفاده می کنید؟

وقتی مدت و هزینه هر کار را تخمین می زنید ، آیا

• از یک دسته از متخصصان سؤال کنید.
• از تخمین های یک پروژه مشابه استفاده کنید.
• برنامه ریزی از بالا به پایین را اعمال کنید. یا
• وقت بیشتری را صرف ساختن یک برآورد از پایین به بالا می کنید؟

وقتی به تکنیک های مختلف نگاه می کنید ، روش های زیادی برای پاسخ به آن دو سؤال ساده که من در بالای این مقاله مطرح می کنم وجود دارد.

در اینجا نگاهی به نحوه استفاده از برنامه ریزی از بالا به پایین و پایین به بالا برای شناسایی و تخمین وظایف پروژه خود می پردازیم.

سوال 1: وظایف چیست؟

با استفاده از رویکرد از بالا به پایین

رویکرد از بالا به پایین برای تعریف وظایف پروژه شامل شروع با هدف پروژه یا تحویل نهایی و تجزیه آن در بخش های برنامه ریزی کوچکتر است. ما آنها را بسته های کاری می نامیم. هر یک از این بسته های کاری یا "تکه ها" بیشتر با جزئیات بیشتر اصلاح می شوند و سپس موارد کار به اعضای تیم اختصاص می یابد.

رویکرد از بالا به پایین هنگامی که بینش روشنی در مورد جزئیات یک پروژه وجود داشته باشد ، به خوبی کار می کند ، و مدیر پروژه پیشرو تصویر بزرگی از نحوه کمک این پروژه به سازمان دارد.

فایده از بالا به پایین این است که کارهای اصلی به سرعت شناسایی می شوند و جزئیات بعداً توسط تیم پروژه تصفیه می شوند. با این حال ، نکته منفی این است که جزئیات ممکن است بدون بررسی دقیق تیم پروژه از دست برود.

یک مثال از بالا به پایین

بیایید بگوییم که شما مسئول ارتقاء لایه های سخت افزار و نرم افزاری برنامه خود هستید. بر اساس تجربه گذشته ، می دانید که باید یک سرور جدید نصب کنید ، سیستم عامل به روز شده را نصب کنید و سپس آخرین نسخه نرم افزار برنامه را نصب کنید. اینها همه وظایف از بالا به پایین است که می تواند برای اجرای آن به یک تیم پروژه اختصاص یابد. خطر این است که نرم افزار برنامه به دلیل API متضاد یا کتابخانه کامپایل شده روی یک لایه نرم افزاری به روز شده کار نمی کند. این چالش در تمام آن جزئیات مزاحم است که بر پروژه شما تأثیر می گذارد.

با استفاده از رویکرد از پایین به بالا

رویکرد پایین به بالا برای پاسخ دادن به "وظایف چیست؟"متکی به اعضای تیم پروژه است که وظایف را شناسایی می کنند و سپس آنها را در گروه های خاص یا بسته های کاری سازماندهی می کنند. اگر برای شناسایی وظایف برای به روزرسانی نرم افزار که در بالا ذکر شد ، از رویکرد از پایین به بالا استفاده کرده اید ، کل تیم پروژه می تواند تمام وظایف لازم برای به روزرسانی صحیح سیستم را طوفان کند. همچنین احتمال بیشتری وجود دارد که یک عضو تیم درگیری سیستم عامل را شناسایی کند یا حداقل یک قدم برای آزمایش این ویژگی را نسبت به برنامه ریزی از بالا به پایین داشته باشد. ایده ها جریان می یابند و وظایف را می توان در لنت های چسبان یا کارتهای فهرست بندی نوشت. سپس تمام این کارها می توانند به طور منطقی در دسته هایی قرار بگیرند که هر بسته کاری را تشکیل می دهند.

رویکرد از پایین به بالا برنامه ریزی دقیق تری منجر می شود ، اما همچنین یک رویکرد وقت گیر در مقایسه با رویکرد برنامه ریزی کار از بالا به پایین است. برنامه ای که شما ایجاد می کنید بر اساس ورودی مستقیم متخصصانی است که پروژه را اجرا می کنند. همچنین یک تکنیک مفید برای ساخت کار تیمی است.

اگر سازمان شما تجربه قبلی با نوع پروژه ای را که می خواهید برنامه ریزی کنید ، ندارد ، این رویکرد به شناسایی وظایف ناشناخته کمک می کند.

سوال 2: وظایف چه مدت طول می کشد؟

پس از انجام وظایف ، می توان از رویکرد تخمین از بالا به پایین یا پایین به بالا استفاده کرد.

با استفاده از رویکرد از بالا به پایین

رویکرد از بالا به پایین به "چه مدت" توسط مدیران برای برنامه ریزی بودجه ، برنامه ریزی نمونه کارها یا انجام مطالعات امکان سنجی انجام می شود. در این موارد ، سطح بسیار خوبی از جزئیات مشخص نیست و فرضیات بسیاری با عدم دقت بالقوه وجود دارد.

من هنگام برنامه ریزی نمونه کارها پروژه سال آینده و تخمین تعداد منابع مورد نیاز هنگام تهیه یک جدول زمانی پروژه خشن و برآورد هزینه ، از این روش استفاده کرده ام. در این مرحله ، من دامنه کامل را نمی دانم ، اما می دانم که برای تکمیل پروژه به مردم و بودجه نیاز دارم. در مرحله برنامه ریزی پروژه ، من مشخصات را شرح می دهم و هزینه های واقعی را اصلاح می کنم.

با استفاده از رویکرد از بالا به پایین ، جدول زمانی پروژه و دقت هزینه خیلی دقیق نیست ، زیرا برنامه ریزی دقیق آغاز نشده است. هزینه و جدول زمانی می تواند به عنوان یک محدوده یا یک راهنما استفاده شود ، اما بودجه رسمی و تعهدات تاریخ باید منتظر بمانند تا برنامه ریزی دقیق انجام شود. فایده استفاده از رویکرد از بالا به پایین در اینجا این است که بودجه و برنامه ریزی منابع می تواند به سرعت از طریق اجماع انجام شود. تجارت این است که هزینه پروژه و تاریخ برنامه به اندازه دقیق نیست.

با استفاده از رویکرد از پایین به بالا

رویکرد پایین به بالا به "چه مدت؟"روش تخمین پروژه مورد نظر من است-اما زمان بیشتری از برنامه ریزی از بالا به پایین طول می کشد. در رویکرد از پایین به بالا ، تیم پروژه وظایف را تعریف کرده و می تواند برآورد دقیق را در سطح مفصلی انجام دهد. سپس ، مجموع این تخمین ها و وابستگی های وظیفه در هر بسته کاری ، کل هزینه و جدول زمانی را برای برنامه پروژه تعیین می کند.

این تکنیک برای تهیه بودجه دقیق پروژه ، برنامه ها و پیش بینی های ماهانه مفید است. و ، به تعریف مهارتهای خاص منابع مورد نیاز در مراحل کلیدی پروژه کمک می کند تا یک برنامه دقیق تر داشته باشد. تجارت استفاده از رویکرد از پایین به بالا این است که به زمان بیشتری نیاز دارد.

سرمایه گذاری در رویکرد درست

مدیران پروژه و ذینفعان همه می خواهند یک حسابداری دقیق از هزینه های زمان و پروژه داشته باشند. با این حال ، این سطح از دقت برای تولید هزینه و زمان دارد ، این بدان معناست که مدیران پروژه و ذینفعان باید دقت پروژه را با تحویل پروژه تعادل برقرار کنند.

من در برخی از پروژه ها بوده ام که تیم دارای لوکس بودن چندین ماه برای برنامه ریزی یک پروژه است. بیشتر اوقات ، من فهمیدم که از تیم پروژه خواسته می شود در آینده بر اساس یک تمرین برنامه ریزی از بالا به پایین ، تاریخ متعهد را ملاقات کنند. در این شرایط ، من برنامه ریزی از پایین به بالا را انجام داده ام ، ناشناخته های بالقوه را شناسایی کرده ام و از زمان برای جزئیات بیشتر آن ناشناخته ها و کاهش خطرات احتمالی استفاده کرده ام.

کمی از هر دو

برنامه ریزی پروژه می تواند به هر دو تکنیک برنامه ریزی از بالا به پایین و پایین متکی باشد. تکنیکی که انتخاب می کنید به هدف برنامه ریزی خاص شما بستگی دارد. اگر هدف برنامه ریزی نمونه کارها را دنبال می کنید ، احتمالاً برنامه ریزی زیادی از بالا به پایین انجام می دهید و به تیم پروژه اجازه می دهید جزئیات را ارائه دهد.

اگر مدیر پروژه برنامه سال جاری را اجرا می کنید ، یک رویکرد از پایین به بالا برای اعتبار سنجی جدول زمانی و فرضیات اولیه بودجه خود اعمال خواهید کرد. شما می توانید هر دو تکنیک را برای پاسخ دادن به "چه مدت طول می کشد؟"چالش پروژه واقعی در پیش بینی آینده و درست بودن است!

سازمان ها فقط نمی خواهند اهداف گسترده ای داشته باشند که فقط پرسنل سطح بالا از آن آگاه باشند-آنها می خواهند اهداف را در کل شرکت تنظیم ، ردیابی و اندازه گیری کنند. کتاب الکترونیکی جدید ما را بارگیری کنید تا بدانید تیم شما چگونه می تواند از OKRS استفاده کند.< SPAN> برنامه ریزی پروژه می تواند به هر دو روش برنامه ریزی از بالا به پایین و پایین متکی باشد. تکنیکی که انتخاب می کنید به هدف برنامه ریزی خاص شما بستگی دارد. اگر هدف برنامه ریزی نمونه کارها را دنبال می کنید ، احتمالاً برنامه ریزی زیادی از بالا به پایین انجام می دهید و به تیم پروژه اجازه می دهید جزئیات را ارائه دهد.